Circular DGCF Nº 007/16: “Instructivo Circuito Administrativo de Programas Especiales”

Solicitud de fondos

1. Iniciar expediente/nota CUDAP para solicitar los fondos asignados a la Dirección General de Presupuesto,  e indicar número de resolución, importe solicitado, depósito y datos presupuestarios del organismo que transfiere (si existieren).
2. Si el organismo otorgante depositó los fondos, la Dirección de Contabilidad realizará la transferencia a la dependencia y comunicará la correspondiente orden de pago no presupuestaria (ON)  para que la Dirección de Tesorería proceda a efectivizar el pago.

Rendición de cuentas

Para el caso de programas cuyo requisito para la financiación de proyectos es la presentación de rendición de cuentas, los pasos a seguir son:

1. Confeccionar un expediente de rendición que deberá contener:
   - Antecedentes: convenio y/o resolución de asignación de fondos y cualquier otra documentación que, como antecedente, resulte útil a los efectos de rendir cuentas.
   - Comprobantes de gastos originales o copia fiel del original según las pautas que establezca el instructivo correspondiente al programa (Ver instructivo): deberán emitirse a nombre de la Universidad/Facultad, estar numerados correlativamente y suscriptos por la autoridad del área económica de la dependencia.
   - Planillas/formularios (originales) que el organismo otorgante de los fondos  considere necesarios para la rendición de gastos.
   - Presupuestos (originales): en caso de no contar con los 3 presupuestos, ajustarse a lo establecido por la Universidad Nacional de Córdoba en la Ordenanza HCS Nº 5/13, Res. Rectoral Nº 1218/16 y Res. HCS 712/16 (avalar mediante Resolución interna la elección de esta última alternativa).
   - Nota de elevación a la Dirección de Contabilidad, en la que se explicite: convocatoria, convenio, nombre del proyecto, responsable, monto rendido y cualquier  otro dato que sea pertinente.
2. El expediente será revisado por el Departamento de Rendición de Cuentas que, de ser necesario, hará las observaciones del caso a la dependencia y continuará con el trámite hasta el envío de la rendición al organismo otorgante.
3. Cumplimentado el punto anterior, los pasos a seguir según el programa de que se trate son:
   A) Rendiciones sin comprobantes: en el caso de las rendiciones que por especificaciones del organismo otorgante no deban remitirse con copia de comprobantes para la justificación del gasto (ej.: Res. SPU 2017/08), se generará desde esta Secretaría un nuevo expediente (nuevo CUDAP) que contenga la documentación requerida (dicha documentación será desglosada del expediente original enviado por la dependencia y reemplazada por copia fiel).
   El expediente original, será devuelto a la dependencia con nota de elevación a la autoridad, que especificará fecha y número de expediente mediante el cual se efectuó la rendición de cuentas a la entidad que asignó los recursos.
   B) Rendiciones con comprobantes: en el caso de las rendiciones que por especificaciones del organismo otorgante deban remitirse con copia de comprobantes para la justificación del gasto (ej.: Res. SPU 2017/08), se establecerá un procedimiento distinto. El expediente enviado por la dependencia a la SGI será el que se remita al organismo otorgante (previa revisión).

Devolución de fondos

1. Realizar transferencia bancaria del importe remanente a cuenta corriente número 21319001/51.
2. Generar en el Sistema Pilagá una ON a favor de la dependencia 46.
3. Confeccionar una Nota Electrónica (NOTAE-UNC) o Nota (NOTA-UNC), indicar número de resolución por la que el organismo otorgante transfiere los fondos asignados, importe, número de ON y adjuntar comprobante de transferencia. Enviarla a la Dirección de Contabilidad (46301@unc) con copia a la Dirección General de Presupuesto (462@unc) y a la Dirección de Tesorería (46303@unc). Este último punto, tiene como objetivo dar formalidad a la actuación.